Informativa sulla Protezione dei Dati Personali nell’ambito delle attività di Asystel-BDF

Nella presente informativa sulla privacy (“Informativa”), resa ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento (UE) 2016/679 Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“Regolamento” o “GDPR”), sono descritti i trattamenti dei dati personali effettuati dalla società Asystel-BDF S.p.A. (“Asystel-BDF”, la “Società” “noi”, “nostro/a/i/e”) nelle vesti di titolare del trattamento.

In particolare, la presente Informativa è volta a spiegare come avviene il trattamento dei dati personali che la Società raccoglie e tratta nell’ambito della conduzione delle proprie attività commerciali con soggetti terzi che non si qualifichino come “consumatori” (cosiddette attività B2B), ivi inclusi i dati personali che vengono raccolti attraverso il sito della Società https://www.asystel-bdf.it/ (il “Sito”).

1. Titolare del Trattamento

Ai sensi della presente Informativa e dei trattamenti dalla stessa presa in considerazione, Titolare del Trattamento (art. 4, n° 7, GDPR) è la società Asystel-BDF S.p.A., con sede legale in Via Varesina n. 162, 20156 – Milano (MI).

2. Che tipo di dati trattiamo, finalità e base giuridica del trattamento

Nello svolgimento delle proprie attività commerciali attinenti all’ambito B2B, Asystel-BDF potrà trattare dati personali riferiti ai soggetti indicati nella presente sezione, perseguendo le finalità e con riferimento alle basi giuridiche di seguito descritte.

a) Dati personali riferiti a dipendenti, collaboratori, rappresentanti, titolari o referenti di Clienti di Asystel-BDF

• I. Categorie di dati personali trattati
  Asystel-BDF potrà trattare, tra gli altri, i seguenti dati personali riferiti a dipendenti, collaboratori, rappresentanti, titolari o referenti a qualsiasi titolo di clienti B2B di Asystel-BDF in qualsiasi forma organizzati (ad esempio società di capitali o di persone, enti, imprese individuali, associazioni ecc. – di seguito “Clienti”):
  – informazioni anagrafiche (nome, cognome);
  – dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale);
  – informazioni sulle qualifiche professionali dell’interessato (nominativo o ragione sociale del datore di lavoro dell’interessato, ruolo professionale ricoperto).

• II. Finalità e base giuridica del trattamento
  I dati personali menzionati in precedenza saranno trattati al fine di instaurare e gestire il rapporto di clientela con il Cliente di cui l’interessato è dipendente, collaboratore, rappresentante, titolare o referente a qualsiasi titolo, sulle basi giuridiche del legittimo interesse di Asystel-BDF e dell’esecuzione di obblighi contrattuali e correlate misure precontrattuali.I dati personali in questione, inoltre, potranno essere trattati per inviare comunicazioni promozionali relative a prodotti e servizi di Asystel-BDF analoghi a quelli oggetto del rapporto di clientela tra Asystel-BDF e il Cliente al cui organico l’interessato appartiene, nel perseguimento del legittimo interesse di Asystel-BDF alla promozione della propria attività commerciale tramite compimento di attività di marketing diretto.Con il consenso dell’interessato, inoltre, Asystel-BDF potrà inviare comunicazioni promozionali relative a prodotti e servizi anche se non analoghi a quelli oggetto del rapporto di clientela eventualmente pregresso tra la Società e il Cliente. La circostanza che un interessato depositi o consegni il proprio biglietto da visita a rappresentanti di Asystel-BDF in occasione di eventi cui Asystel-BDF è presente sarà considerata dalla Società stessa come “azione positiva inequivocabile” equipollente ad una dichiarazione scritta.

• III. Conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
  Il conferimento dei dati personali da parte degli interessati è facoltativo. In mancanza, per Asystel-BDF non sarà possibile procedere alla instaurazione e/o corretta gestione del rapporto di clientela intercorrente con il Cliente per il quale l’interessato lavora. Il rifiuto a fornire i propri dati personali, nonché a prestare il consenso al trattamento – ove richiesto – renderà inoltre impossibile ad Asystel-BDF l’invio di comunicazioni promozionali relative ai prodotti e ai servizi offerti dalla Società.

• IV. Periodo di conservazione
  Asystel-BDF conserverà i dati personali dei dipendenti, collaboratori, rappresentanti o referenti a qualsiasi titolo dei propri Clienti per il periodo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti. In ogni caso, Asystel-BDF non conserverà i dati personali per un periodo superiore a dieci (10) anni dal termine del rapporto intercorrente con il proprio Cliente, a meno che ciò non sia necessario per conformarsi ad un obbligo di legge o per difendere un diritto di Asystel-BDF di fronte ad un’autorità giudiziaria, amministrativa o in altra sede.

b) Dati personali riferiti a dipendenti, collaboratori, rappresentanti, titolari o referenti di potenziali Clienti di Asystel-BDF

• I. Categorie di dati personali trattati
  Asystel-BDF potrà trattare, tra gli altri, i seguenti dati personali riferiti a dipendenti, collaboratori, rappresentanti, titolari o referenti a qualsiasi titolo di clienti persone giuridiche di Asystel-BDF:
  – informazioni anagrafiche (nome, cognome);
  – dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono, recapito postale);
  – informazioni sulle qualifiche professionali dell’interessato (nominativo o ragione sociale del datore di lavoro dell’interessato, ruolo professionale ricoperto).

• II. Finalità e base giuridica del trattamento
  I dati personali menzionati in precedenza saranno trattati al fine di instaurare e gestire il rapporto di clientela con il Cliente di cui l’interessato è dipendente, collaboratore, rappresentante, titolare o referente a qualsiasi titolo, sulle basi giuridiche del legittimo interesse di Asystel-BDF e dell’esecuzione di obblighi contrattuali e correlate misure precontrattuali.
  Con il consenso dell’interessato, inoltre, Asystel-BDF potrà trattare i dati personali raccolti secondo le modalità descritte nel precedente punto 2(b)(II) per inviare comunicazioni promozionali relative ai prodotti e servizi Asystel-BDF. La circostanza che un interessato depositi o consegni il proprio biglietto da visita a rappresentanti di Asystel-BDF in occasione di eventi a cui Asystel-BDF è presente sarà considerata dalla Società stessa “azione positiva inequivocabile” equipollente ad una dichiarazione scritta.

• III. Conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
  Il conferimento dei dati personali da parte degli interessati è facoltativo. In mancanza, per Asystel-BDF non sarà possibile procedere alla instaurazione e/o corretta gestione del rapporto di clientela intercorrente con il Cliente per il quale l’interessato lavora. Il rifiuto a fornire i propri dati personali, nonché a prestare il consenso al trattamento – ove richiesto – renderà inoltre impossibile ad Asystel-BDF l’invio di comunicazioni promozionali relative ai prodotti e ai servizi offerti dalla Società.

• IV. Periodo di conservazione
  Asystel-BDF conserverà i dati personali dei dipendenti, collaboratori, rappresentanti o referenti a qualsiasi titolo dei propri potenziali clienti (persone giuridiche) per il periodo strettamente necessario per il perseguimento delle finalità per le quali i dati sono stati raccolti. In ogni caso, in caso di buon esito delle trattative e successiva instaurazione di un rapporto di clientela, Asystel-BDF non conserverà i dati personali per un periodo superiore a dieci (10), a meno che ciò non sia necessario per conformarsi ad un obbligo di legge o per difendere un diritto di Asystel-BDF di fronte ad un’autorità giudiziaria, amministrativa o in altra sede.

3. Fonte dei dati personali

Asystel-BDF potrà raccogliere i dati personali relativi a clienti o potenziali clienti attraverso i seguenti canali:
a) dati forniti direttamente dall’interessato (o da un proprio collega e/o datore di lavoro) tramite compilazione di apposito form sul Sito;
b) dati forniti direttamente dall’interessato nel corso di partecipazioni ad eventi in cui Asystel-BDF è organizzatore;
c) dati ottenuti da enti gestori di eventi a cui Asystel-BDF abbia preso parte, nella misura in cui gli enti gestori in questione abbiano ottenuto il consenso al trasferimento di dati personali a terzi per l’invio di messaggi promozionali con finalità di marketing;
d) dati ottenuti da agenzie o altri soggetti specializzati che abbiano raccolto lecitamente i dati personali degli interessati ed abbiano ottenuto dagli interessati il consenso al trasferimento dei dati personali a terzi per l’invio di messaggi promozionali con finalità di marketing;
e) dati ottenuti tramite social network (es. LinkedIn) a cui gli interessati siano iscritti, nella misura in cui tali social network abbiano ottenuto dagli interessati il consenso al trasferimento dei dati personali a terzi per l’invio di messaggi promozionali con finalità di marketing.

4. Modalità del Trattamento

Il trattamento dei dati personali degli interessati avviene attraverso strumenti informatici, telematici e/o cartacei nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, esattezza, integrità, minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità e della conservazione, nonché in accordo con quanto previsto dal GDPR e dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, nonché con l’adozione di adeguate misure di sicurezza.

5. A chi comunichiamo i dati personali degli interessati

Nella misura in cui ciò sia necessario per il perseguimento delle finalità descritte dalla presente Informativa, i dati personali degli interessati potrebbero essere comunicati ai seguenti soggetti:

• I. Responsabili del Trattamento
  Per garantire che il trattamento dei dati personali degli interessati sia possibile ed efficace, Asystel-BDF ha nominato alcuni responsabili del trattamento ai quali i dati personali degli interessati potrebbero essere comunicati. Tali soggetti sono stati selezionati tra professionisti che garantiscono l’implementazione di misure tecniche ed organizzative appropriate, di modo che i trattamenti siano sempre effettuati nel rispetto della normativa applicabile e garantendo la protezione diritti degli interessati.

• II. Partner di Asystel-BDF
  I dati personali potranno essere condivisi con soggetti terzi partner di Asystel-BDF (“Partner di Asystel-BDF”), i quali potranno trattarli in qualità di autonomi titolari del trattamento. Previo consenso specifico, i dati degli interessati potranno essere trasferiti a Partner di Asystel-BDF che li tratteranno per finalità di marketing diretto da essi determinate.

• III. Obblighi di legge
  Laddove ciò sia necessario per l’esercizio o la tutela dei nostri diritti, nonché per adempiere ad obblighi di legge, i dati personali degli interessati potrebbero, inoltre, essere comunicati a soggetti terzi come autorità giurisdizionali e/o amministrative, forze dell’ordine o revisori contabili.

• IV. Società del Gruppo
  I dati personali potranno essere condivisi con le società appartenenti al gruppo societario Econocom Group S.E., sotto la cui direzione e coordinamento opera Asystel-BDF, inclusa, in particolare, la società italiana denominata Econocom International Italia S.p.A.

Gli interessati potranno richiedere informazioni più dettagliate sui destinatari dei dati a cui Asystel-BDF può comunicare i loro dati personali contattandoci nelle modalità indicate nella sezione “Come contattarci” della presente Informativa.

6. Come proteggiamo i dati personali degli interessati

I dati personali sono raccolti, trattati, trasmessi e conservati adottando adeguate misure di sicurezza (fisiche, logiche e organizzative) per proteggere gli stessi da eventuali violazioni (come distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso, in modo accidentale o illegale, ai dati personali in questione) e per garantire che il trattamento sia effettuato solamente per le finalità descritte in questa Informativa.

7. Quali sono i diritti degli interessati e come esercitarli

Al sussistere di determinate condizioni, il GDPR riconosce agli interessati i seguenti diritti in relazione ai propri dati personali oggetto di trattamento da parte di Asystel-BDF:
– Accesso: gli interessati possono ottenere informazioni a proposito del trattamento dei propri dati personali ed una copia di tali dati personali (art. 15 GDPR);
– Rettifica: laddove gli interessati ritengano che i loro dati personali siano inaccurati o incompleti, possono chiedere che tali dati siano rettificati o modificati seguendo le loro istruzioni (art. 16 GDPR);
– Cancellazione (cd. “diritto all’oblio”): fatti salvi i casi previsti dalla normativa applicabile, gli interessati hanno il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati personali, quando: (i) i dati non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti e trattati; (ii) gli interessati revochino il proprio consenso laddove il consenso sia la base giuridica del trattamento (iii) gli interessati si oppongano al trattamento effettuato per perseguire altre finalità e non sussistono motivi legittimi prevalenti per proseguire con il trattamento; (iv) i dati personali degli interessati siano trattati illecitamente; (v) la cancellazione sia imposta dalla normativa applicabile (vi) i dati personali si riferiscono a minori e sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione (art. 17 GDPR);
– Limitazione: gli interessati possono richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali (art. 18 GDPR);
– Opposizione: gli interessati hanno il diritto di opporsi al trattamento dei propri Dati Personali in qualsiasi momento in relazione alla propria particolare situazione. Ricevuta l’opposizione, Asystel-BDF proseguirà con il trattamento solo se vi siano motivi legittimi e cogenti dimostrabili che prevalgano sui diritti, interessi e libertà degli interessati. Il diritto degli interessati ad opporsi a trattamenti di dati personali per finalità di marketing diretto è assoluto ed esercitabile in qualsiasi momento (art. 21 GDPR);
– Revoca del consenso: nel caso in cui il trattamento dei dati personali degli interessati si basi sul consenso, gli interessati hanno il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (art. 7 GDPR);
– Portabilità dei dati: nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso gli interessati hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che hanno fornito ad Asystel-BDF e, laddove ciò sia tecnicamente fattibile, alla trasmissione in sicurezza dei propri dati personali ad un altro titolare del trattamento.

8. Trasferimento dei dati al di fuori del SEE

Per perseguire le finalità dei trattamenti descritti nella presente Informativa, non è previsto il trasferimento dei dati personali degli interessati verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”), comprendente tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, Norvegia, Liechtenstein e Islanda.
Nel caso in cui i predetti trasferimenti dovessero invece avvenire, Asystel-BDF assicura che gli stessi saranno effettuati in modo da garantire la piena protezione dei diritti e delle libertà degli interessati. In particolare, per quanto riguarda il paese terzo in cui vengono trasferiti i dati, se non è stata presa alcuna decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea, i trasferimenti saranno effettuati adottando adeguate misure di salvaguardia ai sensi dell’art. 46 del GDPR.
Inoltre, verrà sempre effettuata una valutazione dell’impatto del trasferimento dei dati personali tenendo in considerazione la legislazione applicabile del paese terzo in questione, in modo da determinare l’effettiva protezione dei dati personali in caso di trasferimento al di fuori del SEE o la necessità di ulteriori misure di sicurezza.

9. Come contattarci

Per esercitare i propri diritti e per qualsiasi domanda o chiarimento su come i dati personali sono trattati ed utilizzati ai sensi di questa Informativa, gli interessati possono contattare Asystel-BDF, in particolare l’ufficio Legal & Compliance tramite e-mail all’indirizzo legal@asystel-bdf.it.
Per garantire la miglior tutela possibile dei diritti e delle libertà degli interessati, Asystel-BDF ha inoltre nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”), al quale gli interessati possono rivolgere tutte le richieste relative al trattamento dei propri dati personali e all’esercizio dei loro diritti. Il DPO di Asystel-BDF può essere contattato via e-mail all’indirizzo dpo@asystel-bdf.it
Nel caso in cui gli interessati decidano di contattarci, tutti i dati che ci forniranno saranno trattati esclusivamente al fine di fornire loro un pronto riscontro e per garantire la corretta gestione delle richieste ricevute.

10. Tutela dei diritti degli interessati

A tutela dei propri diritti e a protezione dei propri dati personali gli interessati possono, in qualsiasi momento, decidere di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, vale a dire il Garante per la Protezione dei Dati Personali (tel. +39 06.696771, indirizzo e-mail: protocollo@gpdp.it o urp@gpdp.it; PEC: protocollo@pec.gpdp.it) o di esperire un’azione avanti ai competenti organi giurisdizionali nazionali.

11. Modifiche della presente informativa

La Società si riserva il diritto di aggiornare in qualsiasi momento la presente Informativa. A tal fine, è riportata l’ultima data di aggiornamento in questo paragrafo in calce.
Qualunque modifica che incida sostanzialmente sul trattamento dei dati personali degli interessati verrà comunicata attraverso gli appositi canali, sempre in modo da garantire l’effettiva conoscenza delle modalità del trattamento, nell’ottica di una piena trasparenza del trattamento stesso e di una piena e adeguata tutela dei diritti degli interessati.

Ultimo aggiornamento: Febbraio 2025